Máy chấm công là gì? Loại nào tốt, cách dùng ra sao?

Bạn đang tìm hiểu về ✅ Máy chấm công là gì? mua máy chấm công loại nào tốt? hay nên mua máy chấm công loại nào?…

HighMark Security ✅ chia sẽ chi tiết chuyên sâu về máy chấm công là gì? Máy chấm công có những loại nào ? Loại nào tốt, lợi ích và ứng dụng ra sao ?…

bên dưới giúp bạn hiểu rõ trước khi chọn mua và lắp đặt phù hợp với nhu cầu của mình.

Máy chấm công là gì?

• Máy chấm công là một thiết bị dùng để ghi nhận thời gian vào / ra của các nhân viên thường được sử dụng trong các doanh nghiệp hoặc cửa hàng.

Trong một hệ thống chấm công nhân sự, máy chấm công đóng vai trò như một thiết bị thu thập và quản lý dữ liệu chấm công của từng nhân viên trong hệ thống

Còn trong một hệ thống kiểm soát cửa ra vào máy chấm công vừa đóng vai trò thu thập quản lý dữ liệu chấm công nhân viên vừa là thiết bị điều khiển khóa điện từ kiểm soát cửa ra vào (Tùy vào chức năng của máy).

Tham khảo: Giải pháp kiểm soát ra vào

Máy chấm công có những loại nào ?

❶ Chấm công vân tay

• Máy chấm công vân tay là loại máy sử dụng các dấu hiệu riêng trên vân tay để nhận dạng từng nhân viên.
• Các nhân viên được đăng ký mẫu vân tay từ trước, các mẫu vân tay này sẽ được máy lưu trữ và quản lý.
• Nhân viên khi chấm công chỉ cần đặt vân tay vào máy và máy sẽ tự động so sánh với các mẫu vân tay đã được lấy mẫu trước đó để xác định danh tính nhân viên.

❷ Chấm công thẻ từ

• Máy chấm công thẻ từ là loại máy chấm công dùng thẻ từ (thẻ cảm ứng) khi chấm công.
• Mỗi thẻ từ sẽ được nhà sản xuất mã hóa một dãy số (thường là dãy 16bit), thẻ từ này sẽ được nhân viên nhân sự đăng ký lên máy cho từng nhân viên để họ có thể chấm công.

❸ Máy chấm công khuôn mặt

• Máy chấm công khuôn mặt là loại máy sử dụng các thuật toán nhận dạng khuôn mặt để xác định danh tính nhân viên đang chấm công.

Nhân viên sẽ được lấy mẫu khuôn mặt từ trước, các mẫu khuôn mặt này được mã hóa và lưu trên bộ nhớ máy.

Khi chấm công nhân viên sẽ được máy chụp lại ảnh sau đó so sanh với những mẫu khuôn mặt đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công.

Nguyên lý hoạt động máy chấm công

Máy chấm công đóng vai trò là một thiết bị quản lý thông tin xác nhận danh tính nhân viên (thẻ từ, dấu vân tay hay khuôn mặt) và ghi nhận thời gian chấm công hằng ngày của từng nhân viên.

Các thông tin xác nhân của từng nhân viên sẽ được khai báo (hoặc lấy mẫu) từ trước và được máy lưu trữ.

Khi nhân viên tiến hành chấm công máy sẽ so sánh dữ liệu vừa thu thập được (hành động quét vân tay, quẹt thẻ…) với dữ liệu đã được lấy mẫu từ trước để xác định danh tính của nhân viên đang tiến hành chấm công.

Nếu xác định được danh tính nhân viên máy sẽ tiến hành lưu thông tin nhân viên vừa chấm công kèm thời gian mà nhân viên vừa thực hiện chấm công vào bộ nhớ của máy.

Dữ liệu chấm công (thời gian, ID nhân viên…) này sẽ được gửi về máy tính khi có yêu cầu từ phần mềm để tiến hành xử lý và xuất ra các báo cáo cần thiết phục vụ quá trình tính lương cho nhân viên.

Tính năng của máy chấm công

❶ Lưu trữ thông tin về nhân viên:

• Lưu trữ các thông tin cơ bản về nhân viên như Họ tên, Mã nhân viên, Ngày tháng năm sinh, số điện thoại , địa chỉ, ngày vào làm…..
• Thiết lập phân chia khu vực phòng ban cho nhân viên theo sơ đồ hình nhánh thuận tiện cho việc quản lý

❷ Chấm công

• Hệ thống phân ca, lịch làm việc linh hoạt phù hợp với tất cả các hình thức làm việc của nhân viên như làm theo giờ hành chính, làm theo ca đêm, các đơn vị sản xuất theo ca, các nhà hàng, khách sạn, các cửa hàng, showroom….
• Hệ thống đăng ký lịch nghỉ cho nhân viên như nghỉ phép, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, nghỉ không lương….
• Kiểm tra trực tiếp thời gian ra vào của nhân viên, tình trạng đi làm của nhân viên tại mọi thời điểm
• Kiểm tra tình trạng, số lượng nhân viên có mặt, vắng tại thời điểm cần kiểm tra

❸ Hệ thống báo cáo, kiểm tra

Phần mềm cho phép tạo báo cáo trong khoảng thời gian bất kỳ, theo đối tượng, nhóm người hoặc bộ phận phù hợp với mục đích làm báo cáo, kiểm tra thông tin.

• Bảng chi tiết chấm công thể hiện tình trạng chấm công, đi sớm về muộn, công tác, nghỉ ốm…….
• Bảng tổng hợp chấm công, bảng chấm công theo bộ phận
• Chi tiết chấm công theo ngày
• Bảng phân ca làm việc
• Lịch đăng ký nghỉ của nhân viên

Báo cáo có thể in trực tiếp từ phần mềm hoặc xuất sang định dạng file Excel để hỗ trợ tính lương hoặc xử lý dữ liệu

❹ Tiện ích khác:

• Kiểm tra trực tiếp online nhân viên vừa chấm công
• Hệ thống tin nhắn cho phép gửi tin nhắn đến từng cá nhân hoặc toàn bộ nhân viên khi chấm công.
• Với nhiều cấp độ phân quyền sử dụng phần mềm với các chức năng giới hạn phù hợp với các công ty, đơn vị có nhu cầu phân cấp trong việc quản lý chấm công.

Lợi ích của máy chấm công

❶ Hiệu quả cao

Lý do đầu tiên nên sử dụng máy chấm công vân tay chính là hiệu quả của nó mang lại. Độ chính xác cao, giảm thiểu gian lận có thể xảy ra trong quy trình chấm công.

Do được kết hợp với phần mềm quản lý chấm công chuyên nghiệp, quản trị nhân sự có thể chấm công hằng ngày hoặc bất kỳ thời điểm nào khi cần.

Phần mềm với nhiều hình thức chấm công đa dạng sẽ xử lý các thông số giờ công, ngày công, tăng ca, phép, nghỉ… một cách nhân chóng, linh hoạt.

Ngoài ra, tất cả những kết quả chấm công đều được lưu trữ tập trung lâu dài, hỗ trợ trích xuất, truy vấn bất kỳ thời điểm nào.

So với quản lý theo file như excel, access thì không thể ưu việt bằng hệ thống phần mềm.

❷ Chi phí thấp

Khi sử dụng các thiết bị vân tay/thẻ cảm ứng, chúng ta chỉ đầu tư chi phí ban đầu cho việc mua sắm thiết bị, thẻ cảm ứng cùng các phụ kiện kèm theo.

Như vậy sau khi hệ thống được khai thác, chúng ta không phải mất những khoảng mua về giấy chấm công, mực cho máy chấm công giấy…

Chi phí đầu tư ban đầu cho hệ thống vân tay/thẻ cảm ứng có thể cao hơn máy chấm công giấy nhưng về lâu dài thì hệ thống chấm công giấy sẽ phát sinh chi phí nhiều hơn.

❸ Tiết kiệm thời gian và công sức

Khi sử dụng máy chấm công giấy thì mỗi ngày chúng ta phải thu thẻ giấy và nhập lại trong excel để quản lý.

Đối với những công ty lớn có nhiều cán bộ – công nhân viên thì việc theo dõi này mất nhiều thời gian, đòi hỏi cần nhiều nhân sự để xử lý các công việc.

Trong khi đó, hệ thống vân tay/thẻ cảm ứng tự động tải dữ liệu về phần mềm, lưu trữ tập trung trên hệ thống dữ liệu trung tâm.

Tiện lợi, thời gian thao tác nhanh, không đòi hỏi nhiều công sức.

❹ Độ bền cao

Được sản xuất dựa trên các công nghệ tiên tiến, các tính năng của thiết bị đáp ứng hầu hết các nhu cầu chấm công, kiểm soát nhân viên.

Thời gian sử dụng thiết bị lâu dài, tính ổn định cao.

❺ Dữ liệu: 

Hệ thống sử dụng các công nghệ lưu trữ hiện đại, đảm bảo tính toàn vẹn, thống nhất và bảo mật dữ liệu.

❻ Báo cáo: 

Phần mềm trích xuất ra nhiều mẫu báo cáo phục vụ cho các nhu cầu khác nhau.

Khai thác tối đa lợi ích khi xuất báo cáo ra excel, giúp người dùng linh động chỉnh sửa, thiết lập công thức…trên báo cáo.

❼ Hệ thống

Khi sử dụng hệ thống phần mềm, việc truy cập hệ thống rất dễ dàng. Hệ thống cung cấp cho nhiều người sử dụng với các chế độ phân quyền chặt chẽ.

Thực hiện việc quản lý dữ liệu tập trung, hệ thống có thể kết nối đến các thiết bị chấm công ở nhiều địa điểm khác nhau, chỉ cần tại mỗi nơi có đường truyền internet ổn định.

Ngoài ra, người dùng có thể truy cập từ xa vào hệ thống để theo dõi, kiểm tra dữ liệu, kết quả chấm công, thống kê được các kết quả.

Mua máy chấm công loại nào tốt ?

Hiện tại có nhiều hãng máy chấm công nên việc lựa chọn khó khăn cho bạn như máy chấm công vân tay loại nào tốt hay máy chấm công thẻ giấy loại nào tốt…

HighMark Security giới thiệu bạn các hãng để mua máy chấm công loại tốt bên dưới: